Da sempre il ruolo dell’ufficio stampa è quello di fungere da ponte tra chi fornisce le notizie e chi le diffonde: in altre parole, il legame fra l’azienda e i media. Nell’era digitale, l’addetto stampa è stato investito da una profonda trasformazione e il suo ruolo, ad oggi, copre sia l’offline che l’online. Non è un segreto che nell’epoca del digital tante dinamiche con i media sono cambiate: sebbene molti processi cardine di gestione risultino tuttora validi, per valorizzare la comunicazione dell’ufficio stampa occorre una solida conoscenza delle dinamiche online affinché si riesca a fornire un’informazione attendibile riguardo i propri servizi o anche semplicemente la propria immagine. Andiamo allora a vedere in che modo è cambiato il ruolo dell’ufficio stampa negli ultimi anni e quali sono le principali mansioni di un addetto stampa nell’era digitale.
Come funziona un ufficio stampa
L’ufficio stampa ha il compito di instaurare rapporti di natura giornalistica con organi di informazione di settore, quali possono essere giornali, riviste, radio, agenzie stampa. Questo non significa che un addetto stampa debba essere un giornalista. L’iscrizione all’Albo dei Giornalisti, infatti, è necessaria soltanto se si lavora nella Pubblica Amministrazione. Nel privato, non esiste un background specifico a livello di formazione; spesso, senza dubbio, l’addetto stampa ha forti competenze in ambito comunicativo, relazionale e di marketing. Questo è fondamentale per instaurare una comunicazione vincente con il pubblico di massa: un ufficio stampa deve intervenire sull’informazione offerta ai giornalisti secondo una continua azione di promozione dell’azienda, in modo da mantenere alta la reputazione e la credibilità dell’azienda stessa. Ma come funziona esattamente un ufficio stampa? Le attività svolte quotidianamente da un ufficio stampa sono le seguenti:
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preparazione dei comunicati stampa, che sono il principale strumento attraverso il quale vengono fornite ai giornalisti tutte le informazioni utili per la costruzione della notizia, che si tratti di un evento, un prodotto, un servizio e qualsiasi altra cosa. Realizzato secondo regole ben precise, viene inviato ai giornalisti ma anche distribuito online allo scopo di generare attenzione verso i media da tutti i punti di vista;
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organizzazione delle conferenza stampa. Quando si desidera ottenere la massima copertura mediatica possibile, si organizzano conferenze stampa per presentare in modo dettagliato un progetto, un servizio, una dichiarazione; l’ufficio stampa si occupa di redigere i materiali informativi e di gestire gli inviti;
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rassegna stampa, ovvero lo studio quotidiano delle uscite sui media. È questa l’attività dove probabilmente l’intervento del digitale è più massiccio, perché esistono strumenti sempre più evoluti a supporto dell’addetto stampa, come i servizi di rassegna stampa in abbonamento che consentono di reperire le informazioni d’interesse il più rapidamente possibile;
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piano editoriale tutti i contenuti aziendali che si vogliono trasferire all’esterno, non solo ai media ma anche a clienti e fornitori, quindi ad esempio un blog da distribuire sui canali social;
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mailing list: la gestione efficace dei contatti stampa e la generazione di un network di successo passa per il continuo aggiornamento della propria mailing list, che deve essere ben nutrita. Se un addetto stampa ha contatti con organi di informazione di prestigio, l’azienda potrà beneficiare di un impatto mediatico maggiore e il professionista stesso sarà riconosciuto come affidabile dai giornalisti, che tenderanno a fidarsi delle sue informazioni per realizzare i propri articoli;
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rassegna web, ossia l’analisi del web per prendere in esame la percezione e la reputazione dell’azienda.
Le nuove fasi del lavoro nel digitale
Cosa succede al lavoro dell’ufficio stampa nell’era del web? Il mondo digitale pone senz’altro l’accento su quanto sia potente la rappresentazione esterna. Per trasformare il comunicato stampa tradizionale nel corrispettivo digitale non basta trasportare i contenuti online: le doti di scrittura devono essere accompagnate da competenze precise relative alla leggibilità, soprattutto da dispositivi mobile, ma anche alla SEO (Search Engine Optimization), ovvero la serie di processi che concorrono al posizionamento di un sito web nelle prime posizioni dei risultati dei motori di ricerca.
Oltre alle trasformazioni relative alla fase redazionale, la vera svolta dell’epoca digitale è costituita dalla possibilità di impiegare diversi software e tool a supporto delle attività di monitoraggio. In quest’ottica, l’ufficio stampa assume sempre più spesso i caratteri di un team di reputation, deputato alla gestione del monitoraggio della rete, con analisi costante della reputazione online e l’alerting su temi d’interesse da tenere sotto controllo. In altri termini, il lavoro di ufficio stampa si avvicina sempre di più a quello che si svolge nell’ambito di una consulenza di web marketing e reputazione digitale, in quanto è necessario avere una profonda conoscenza dei canali di comunicazione online e delle dinamiche attraverso le quali si acquisisce notorietà sul web.
In conclusione, lavorare in un ufficio stampa richiede oggi un approccio sempre più integrato, che si serve delle numerose opportunità del web per raggiungere l’obiettivo, che rimane sempre lo stesso online e offline: costruire e consolidare l’immagine e la reputazione dell’azienda.
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